Conducta cronèmica a l’empresa

Comunicació no verbal, productivitat i imatge

La cronèmica forma part d’aquest llenguatge silenciós que no calla: la comunicació no verbal.

El terme cronèmica va ser encunyat per Thomas Bruneau a finals dels anys setanta i posa de manifest que l’ús del temps en les relacions humanes té condicionants culturals.

El nostre comportament cronèmic reflecteix el concepte que tenim del temps, el valor que li donem, com hem sigut educats i en quina cultura hem crescut. Els altres ens perceben a través del ritme dels nostres moviments i de la manera de parlar, veuen a què dediquem les hores del dia i els intervals de relació que establim amb els amics, familiar o clients. Amb la nostra conducta cronèmica demostrem si tenim molt interès en una persona, si respectem el seu horari, si prioritzem la productivitat en el treball, quin tipus d’activitats o relacions preferim en les nostres vides.

En paraules de Edward T. Hall “el que fem és amb freqüència més important que el que diem”. Així, la dedicació a tasques, a persones o a nosaltres mateixos, el rigor en el compliment d’horaris entre altres exemples estan dient al món com som, què valorem i a qui estimem.

Conceptes com puntualitat, productivitat o eficiència, tan arrelats en el països anomenats “desenvolupats”, estan relacionats amb la creença que el temps té un alt valor. Però no es així a tot el món. Cada cultura té el seu sistema cronèmic.

Segons Edward T. Hall existeixen dos grans tipus de cultures: les que segueixen un sistema monocrònic, que es caracteritzen pel compliment d’horaris, la dedicació a una sola tasca per aconseguir la màxima productivitat i la importància dels èxits individuals, i les cultures amb un sistema policrònic, que es caracteritzen per una major flexibilitat, la simultaneïtat de tasques i la importància de les relacions personals. I nosaltres, els països mediterranis i els països llatinoamericans, en quin tipus de cultura ens trobem?

En general estem – i hem estat per tradició- més en l’àmbit policrònic. Fixem-nos en la importància que té encara la família, el suport social i les relacions personals en les cultures llatines, en contraposició al model de vida dels països nòrdics i anglosaxons, on hi ha moltes més persones que viuen soles, les famílies són més reduïdes i la soledat s’ha convertit en una de les causes de gran part dels problemes de salut de la població. En canvi, es consideren molt més productius i eficients a nivell industrial, tecnològic i administratiu.

Però, les coses van canviant i, especialment en les zones més industrialitzades i en les ciutats, també els llatins anem sent cada cop més rigorosos i exigents amb l’ús del temps propi i el dels altres.

Hem d’anar adaptant-nos a les pautes marcades pels països moderns i “avançats”, entre altres raons, perquè les relacions comercials i diplomàtiques ho exigeixen. La globalització obliga moltes cultures a canviar els seus hàbits respecte al temps.

Com podria exportar a Alemanya una fàbrica de Múrcia sense complir els terminis de lliurament? Com podem rebre turisme o fer negocis si no tenim uns serveis o infraestructures que funcionin “com un rellotge”, si no hi ha un personal que atengui amb diligència les sol·licituds dels clients?

La cronèmica forma part del llenguatge no verbal

La agenda i el rellotge són elements fonamentals en una cultura amb un sistema cronèmic

A poc a poc, els tòpics s’estan desmuntant. La imatge d’un mexicà dormint sota el barret, del funcionari espanyol dient “vuelva usted mañana” o del relaxat costum d’arribar tard a reunions i seminaris va sent cada cop més una imatge del passat. Tots els països llatins, al menys en l’àmbit empresarial i acadèmic, intenten equiparar-se als països desenvolupats.

En aquesta cultura monocrònica que estem assumint, la puntualitat és un concepte clau. En la cultura occidental del s XXI s’imposa el compliment estricte dels compromisos adquirits. No fer-ho suposa una imatge de desorganització, falta de responsabilitat i eficàcia i una falta de respecte cap als altres.  

Però, fins i tot el concepte de puntualitat – que sembla d’una claredat diàfana- pot variar segons la persona o cultura on siguem. Fes la prova i pregunta a un grup de persones què entenen per puntualitat: uns entenen arribar a l’hora, altres en un interval de 10 minuts al voltant de l’hora prevista i altres, un minuts abans de començar l’hora pactada.

A Espanya, per exemple, és molt freqüent permetre’s tranquil·lament un marge de 5 o 10 minuts de demora per començar una reunió interna de treball, fins i tot un curs o seminari. Encara és freqüent escoltar la frase “Donarem 5 minuts de cortesia per les persones que no han arribat”. Si algú es queixés de l’organització d’un esdeveniment seria percebut com algú “massa” exigent i una mica antipàtic; de manera que no acostuma a protestar ningú. En canvi, en un país d’hàbits monocrònics, s’entén que la descortesia es cap aquestes persones que ja estan presents i que han fet l’esforç d’arribar a l’hora “en punt”:

La puntualitat – o impuntualitat- impregna la nostra activitat diària i afecta totes les nostres relacions. Per això, és important, revistar els nostre hàbits i veure si corresponen a les convencions socials del nostre entorn. Perquè també és possible que un excés d’exigència en el compliment del temps ens generi problemes de relació amb persones i àmbits on no es dona la mateixa importància que li donem nosaltres. És a dir: quan una dona de negocis de Lyon viatge a Lima, haurà  d’entendre que, per cultura, pot haver-hi importants diferències en el ritme de l‘activitat, els terminis o el concepte de puntualitat. Si no té una mentalitat oberta en aquest sentit, pot tenir dificultats per establir relacions de confiança amb els seus interlocutors. En la negociació, per exemple, és important saber que els països anglosaxons entren directament en el tema en qüestió, amb el mínim preàmbul. Tot el contrari que les cultures àrabs, on cal primer conèixer-se i compartir una tassa de te abans de començar la interacció purament comercial.

Aquestes diferències no es troben només entre països, sinó també entre famílies i tot tipus d’organitzacions, per exemple les empreses. Pel sector, el tipus d’activitat o la direcció, cada empresa té un estil cronèmic. Està clar que una factoria on es treballa en tres torns o una corporació de transport públic hauran de ser molt rigoroses en el compliment d’horaris dels seus treballadors i en el servei que ofereixen als seus clients i usuaris. Però hi ha un altre marge quan es tracta d’àmbits més creatius o de professionals autònoms que gestionen el temps segons les necessitats de cada dia.

Veiem algunes consideracions sobre l’ús del temps professionals i alguns consells per adaptar-nos a aquesta cultura que cada cop valora més el temps com recurs professional i vital.

Algun consells per moure’s bé en una organització o una cultura monocrònica.  

1.- La puntualitat consisteix a complir els terminis, les agendes, els horaris i les cites de manera estricta. I s’entén que l’hora convinguda és l’hora d’inici, per tant, si cal, s’ha d’arribar abans per tenir-ho tot preparat.  

2.- La puntualitat és un hàbit, un ingredient important de la nostra manera de viure. Les persones complidores en referència al temps acostumen a ser meticuloses i exigents amb si mateixes i amb els altres. I és un dels indicis més visibles de professionalitat.

3.- L’impuntual ha de tenir en compte que amb el seu retard afecta les tasques del altres i l’activitat de tota l’organització.

4.- Pensa com ets tu i observa com és el teu entorn.  Si és necessari, canvi d’hàbits. Si arribes tard a les cites o no compleixes els termini de lliurament, pots transmetre una imatge de desídia, especialment si estàs en un entorn professional exigent. I e teu comportament no només afecta el teu client, sinó  tot l’equip i la marca en conjunt.

5.- Sense puntualitat és difícil inspirar confiança. Si tens algun imprevist, avisa com més aviat millor i agraeix l’espera. No fer-ho és considerat descortès i poc professional.

6.- Si ets organitzador d’un acte, és la teva obligació que tot estigui preparat per començar a l’hora. Els 5 minuts “de cortesia” són una falta de respecte per qui ha arribat a temps i una pràctica que perpetua la laxitud dels endarrerits.

7.- No es pot arribat tard a un esdeveniment formal. És una falta de consideració perquè causa molèsties als altres assistents. Si a més, ets part activa en l’esdeveniment, és imperdonable. És a dir, es groller entrar en una reunió o en una conferència si ja ha començat. Però és imperdonable que ho facis si ets un dels ponents o un convidat especial.

8.- Si ets responsable d’un equip, sigues el primer a complir. No pots exigir puntualitat si no ets un exemple a seguir.

9.- En les organitzacions, s’ha d’estimular el compliment del horaris i terminis. I, si es necessari, establir un sistema d’alertes o sancions per millorar el funcionament tant internament com cap a l’exterior.

10.- El rigor en el compliment de l’horari és tant per l’inici com pel tancament dels esdeveniments. I és útil i considerat, anunciar també l’hora de finalització en les convocatòries.

11.- No respectar l’hora de finalitzar una reunió o prolongar excessivament una trobada és una altra versió d’impuntualitat. És un abús del temps de l’altre. En l’empresa, l’organització òptima compleix amb l’horari d’inici i final de qualsevol activitat programada.

12.- Arribar molt abans també es una forma d’impuntualitat. Pot ser percebut com una forma de pressió. I pot interrompre alguna tasca o pot ser una irrupció inoportuna.

13.- És tan descortès fer esperar els proveïdores com els clients.

14.- La utilització del temps dels altres és una de les eines que tenen moltes persones per demostrar el seu poder. I molts cops, “abusen” d’aquest poder. Que un directiu faci esperar  tot un equip, pot estar justificat només en casos excepcionals. Sinó, es una mostra de mala organització de la seva agenda o d’un tarannà arrogant i desconsiderat cap als seus col·laboradors.

15.- Pares i mestres són models per nens i joves. Educar en el compliment dels horaris és actuar d’acord amb aquests estàndards de rigor. No serveix de res dir als teus fills que siguin puntuals si tu els deixes a la porta del cole quan ja ha sonat la campana d’entrada.  

En el següent enllaç podem trobar informació complementària sobre la gestió del temps: http://bit.ly/2lBgl2t

Com podem veure, la cronèmica, l’ús del temps és un factor regulador de primer ordre en les relacions professionals a pesar que ni es veu ni se sent. Totes les empreses haurien de tenir en compte aquesta via de comunicació constant a l’hora no només d’establir objectius de productivitat sinó també en definir una imatge de marca, les pautes d’atenció al client, les normes d’organització interna i, molt important, a l’hora de reclutar un nou candidat perquè el seu estil cronèmic sigui compatible amb les exigències del lloc de treball.