Algunes empreses ja han prohibit el PowerPoint perquè requereix moltes hores de preparació i els beneficis que aporta a la comunicació són, en molts casos, dubtosos o clarament nuls. Per a què serveix aquest programa? És un suport o un destorb?

En l’àmbit professional necessitem donar a conèixer resultats dels treballs: presentació d’informes, exposició de projectes, presentació d’empresa, conferències, ponències en congressos, formació en general.

Ens hem anat acostumant que avui, quan es parla de fer una presentació en referim a l’ús del PowerPoint: presentació i projecció de diapositives han esdevingut sinònims. L’associació va més enllà: el document ppt es converteix en els apunts que rebran els assistents. Només cal fotocopiar les diapositives i ja tenim el material que el públic reclamarà com a material de consulta, d’estudi o de record. Cal tenir en compte les següents consideracions:

1.- Un projecte no és sinònim de presentació. El projecte -el treball, l’estudi- culmina en un informe que, tradicionalment s’ha presentat en suport paper, escrit a màquina i amb els criteris de presentació i llegibilitat tradicionals. Amb els processadors de textos, el format no ha variat encara que tot resulta molt més fàcil, especialment, incorporar-hi elements gràfics i visuals. Un informe és un document complet, rigorós i detallat que, amb els programes de processadors de textos actuals, a més, pot resultar amè i atractiu.

2.- Presentació. L’acte de presentar els resultats, les conclusions o la proposta de projecte consisteix a fer atractiu i digerible, a més de comprensible, el treball que hem fet o allò que proposem. La presentació ha de vendre, ha de persuadir, ha de convèncer. Hi som nosaltres, justament, perquè no n’hi ha prou amb l’informe elaborat; aquest es podria haver enviat per correu a l’interessat. Però la presentació és “presencial” perquè cal oferir credibilitat, inspirar confiança i seduir. Som els conductors de l’acte, tan si som els amfitrions com ponents convidats. Som els responsables de posar a l’abast del públic una sèrie de coneixements, desxifrar missatges críptics, interpretar resultats, gràfics i conceptes nous. Som els experts imprescindibles perquè el missatge arribi correctament. Som els protagonistes i som imprescindibles. Si no ho som, ja podem plegar.

“Som els experts imprescindibles
perquè el missatge arribi correctament”

3.- Un altre error que cometem amb freqüència és associar presentació amb PowerPoint, de tal manera que tota presentació es fa amb aquest suport. Han passat a ser sinònims!
El PowerPoint és un més dels elements que poden intervenir en una presentació; no l’únic. No sempre és imprescindible. En preparar una reunió o conferència, ens hauríem de fer les següents preguntes:
Perquè vull fer servir el PowerPoint? En aquesta ocasió, és un complement o el seu ús és imprescindible? Aporta alguna cosa que no puguem aportar nosaltres amb els nostres múltiples llenguatges?

Pensem en quina o quines d’aquestes funcions farà en la nostra presentació.

• és un suport a la meva memòria
• fa més comprensible el contingut
• presentarà xifres i gràfics complexos que l’espectador podrà veure i interpretar amb el meu ajut
• farà més amena i divertida la meva exposició
• farà que sigui una presentació espectacular
• maquillarà resultats i desviarà l’atenció de l’objectiu

Hem de tenir en compte que com més diapositives hi hagi i més contingut tingui, més ens esclavitzarà. Estem predeterminats abans de començar: pel que fa al temps, l’ordre i la densitat de les explicacions.

Hem de recordar que no es pot llegir i escoltar alhora. Això fa que el ppt hagi de ser sobretot visual, ja que funciona com els altres mitjans audiovisuals: l’espectador veu unes imatges i sent a la vegada una veu que li aporta una informació complementària. En el cas del ppt, si ho fem bé, en molts moments el públic ens mirarà a nosaltres i la pantalla serà un complement sempre que convingui.

4.- Un cop tenim preparada la presentació, l’altre repte que se’ns planteja és quin material donem als assistents. Aquest pot ser molt diferent depenent de si es tracta d’una presentació comercial, un projecte, els resultats d’una investigació, una ponència o una formació.

A part, l’estratègia de comunicació ha de contemplar també quin és el moment adequat per lliurar-lo: al principi, perquè els assistents puguin anar prenent nota d’allò que els convingui; al final, perquè estiguin atents durant tota la sessió i tinguin els apunts per recordar allò que els convingui més endavant.
La temptació més habitual és donar fotocopiades les diapositives que hem projectat, pero no és aconsellable. Poden produir-se dues situacions:

1. si és un ppt esquemàtic o eminentment visual les fotocòpies no seran útils al receptor, a no ser que hi prengui notes directament
2. si les diapositives són molt detallades i rigoroses poden constituir uns bons apunts, però mai no serà una bona presentació

Una solució a mitges que permet un cert estalvi de temps és utilitzar el format ppt per donar els apunts. La fórmula és senzilla: només cal intercalar diapositives explicatives entre les que hem projectat. De tal manera que l’assistent s’enduu la mateixa presentació, impresa o en CD, però amb les explicacions detallades que podrà revisar o recordar sempre que convingui.

Cada cas és diferent en funció del públic, el format, els objectius i el tipus d’informació que s’ha de transmetre. Però el que és clar és que ni presentació és sinònim de ppt, ni ppt és sinònim de material imprès entregable.

Per tot això, veiem que a cada situació s’ha de pensar quina és la millor solució per a una presentació i quin és el material més adequat per als nostres assistents, però no és convenient pressuposar que qualsevol formació, reunió o presentació gira a l’entorn del PowerPoint.

Teresa Baró
Juny 2007